第五篇 · 文件、PDF 与长文档
从源文件提取信息并生成新文档
把会议纪要改成周报,看起来只是换个格式。真正麻烦的是新文档需要新的组织方式,却不能顺手创造源材料里没有的进度。
重新生成不是改写,而是一次有证据约束的结构转换
会议纪要里写着“接口问题仍在调查”,周报模板却要求填写“完成进度”。如果让 ChatGPT 自由补齐,它可能写出一个看似合理的百分比。文档变得完整了,事实却被格式逼着发明出来。
先画字段之间的桥
生成新文档前,列一张很短的映射:目标字段、源文件位置、允许怎样改写、缺失时怎么办。“负责人”可以从行动项提取;“预计完成日”若原文没有,就应写待确认,而不是根据语气猜测。
结构转换不可避免地改变强调顺序,所以生成后要特别查看标题、摘要和被合并的段落。ChatGPT 可以搬运和重组,但每一个新字段都应该保留回到源材料的路。否则那不是重新生成,而是在旧事实上盖了一层无法拆开的新文字。
请把源文件转换为目标模板。先列字段映射表,标出每项的来源位置