第十一篇 · 文档、演示与交付成果
创建结构化文档与报告
一份报告写到第三页时，人很容易开始关心字体和措辞，因为它们比“这份报告到底要让谁做什么”更容易修改。ChatGPT 尤其会放大这种倾向：你要一份专业报告，它很快就能给出完整目录，也很快让一个错误结构显得很正式。
结构不是把内容装进标题，而是替读者安排理解顺序。
从读者离开文档的那一刻开始
先问：读者看完后要批准预算、选择方案，还是仅仅了解进度？给管理者的项目报告，最前面可能应是偏差和所需决定；给执行者的同一份报告，则要先说明任务与依赖。
可以把材料交给 ChatGPT，但先不让它写正文：
读者是第一次接触项目的负责人，他需要决定是否把发布日期推迟两周。
请根据材料提出两种文档结构，并说明每种结构如何帮助这个决定。
标题尽量写成读者会问的问题。暂时不要补充材料里没有的事实。
“为什么延期”“不延期会怎样”“还有什么替代方案”，通常比“项目背景”“问题分析”“解决建议”更能推动阅读。